4 Tipps, die Ihnen helfen, das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter zu verbessern

Laut einem Bericht verbringen Kleinunternehmer durchschnittlich 16 Stunden pro Woche mit manueller Verwaltungsarbeit.

Schlimmer noch, Solopreneurs verbringen 31 % ihrer wöchentlichen Zeit damit, ihre Finanzen zu organisieren. Verwaltungs- und Finanzmanagement ist nur eine von vielen wichtigen Aufgaben, die erfüllt werden müssen, wenn Sie ein Geschäftsinhaber oder Manager sind, was unterstreicht, wie wichtig Zeitmanagement ist.

Versäumte Fristen, überlastetes Personal und eine schlechter als erwartete Arbeitsqualität sind alles Folgen eines schlechten Zeitmanagements. Andererseits können hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten die Produktivität steigern, die Arbeitsqualität verbessern und das Burnout-Risiko der Mitarbeiter verringern.

Um Fristen einzuhalten, einen disziplinierten Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten und eine optimale Produktivität zu erreichen, ist Zeitmanagement-Training entscheidend. Abhängig von der Verfügbarkeit von Talenten und dem Geld kann dies von Managern durchgeführt werden, die in der Lage sind, ihre Zeit effektiv zu verwalten, oder von einem Spezialisten.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter zu verbessern und Ihr Team darauf vorzubereiten, effizienter zu werden und Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen.

Zeiterfassung ist unerlässlich

Um zu wissen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe aufwendet, ist Zeiterfassung erforderlich. Sie können ihre eigene Leistung bewerten, indem sie die Zeit, die sie verbringen, mit der ihrer Kollegen vergleichen.

Mitarbeiter können dann ihre Schwachstellen erkennen und auf diese Weise an deren Behebung arbeiten. Darüber hinaus können Arbeitgeber, indem sie zeitaufwändige und unnötige Aktivitäten in ihrem Zeitplan identifizieren, in der Lage sein, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu vermeiden. Nehmen wir das Szenario, in dem ein Remote-Mitarbeiter feststellt, dass seine Mittagspause länger als nötig ist. Damit sie die vorgesehene Pausenzeit nicht überschreiten, stellen sie dann vielleicht einen Wecker.

Der beste Weg, die Vorteile der Zeiterfassung voll auszuschöpfen, ist die Verwendung eines Tools zur Mitarbeitererfassung. Diese Software kann aufschlussreiche Daten erhalten, um Ihre Mitarbeiter effizienter und produktiver zu machen, und Echtzeitinformationen darüber liefern, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe aufwendet.

Arbeiten Sie an den Zeitmanagementfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter

Mitarbeitern beizubringen, wie sie ihre Zeit bei der Arbeit besser einteilen können, ist eine großartige Methode, um sie zu unterstützen. Die Schulung in effektivem Zeitmanagement umfasst auch organisatorische Fähigkeiten und Methoden zum Ressourcenmanagement. Ein effektives Zeitmanagement wird durch Schulungen in den drei unten aufgeführten Bereichen erheblich unterstützt:

Priorisierung und Planung: Mitarbeiter können besser voraussehen, wie ihr Tag verlaufen wird, indem sie lernen, den Zeitpunkt wichtiger Aufgaben zu planen und einzuschätzen. Mitarbeiter, die ihre Arbeit priorisieren, vermeiden es, verpasste Leistungen nachzuholen.

Kommunikationsfähigkeit: Mitarbeiter, die eine Schulung zur Verbesserung ihrer Kommunikationsfähigkeit erhalten, lernen, wie und wann sie über den Status ihrer Arbeit informieren müssen.

Organisationstalent: Es ist wichtig, seine Zeit und sein Umfeld zu planen. Ein Mitarbeiter kann Zeit damit verschwenden, in einem unorganisierten Arbeitsbereich nach verlorenen Gegenständen zu suchen, was dazu führen kann, dass er eine Frist verpasst oder zu spät zu einem Meeting kommt.

Erreichbare Fristen und gute Planung sind sehr wichtig

Wenn Sie realistische Ziele setzen und Projekte systematisch organisieren, können Ihre Mitarbeiter möglicherweise mehr hochkarätige Arbeit leisten, indem sie ihre Produktivität steigern. Aus diesem Grund müssen Manager und Vorgesetzte in der Lage sein, Fristen zu setzen, ohne die Mitarbeiter zu überfordern oder den Planungsfehler zu verursachen. Wenn Sie die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird, unterschätzen, werden Sie in Ihrem Prozess immer einen Schritt zurückfallen.

Arbeitgeber können Mitarbeiter auch ermutigen, Fristen auf der Grundlage ihrer eigenen Zeitpläne festzulegen, da dies ihr Vertrauen in ihre Planung stärken kann. Um Ihre Mitarbeiter beim richtigen Zeitmanagement zu unterstützen, können Sie ihnen auch Tools oder Software zur Verfügung stellen, die speziell für das Zeitmanagement entwickelt wurden.

Bieten Sie Hilfe an und gehen Sie immer mit gutem Beispiel voran

Während sich einige Arbeitnehmer möglicherweise bewusst sind, dass sie Unterstützung beim Zeitmanagement benötigen, ist dies bei anderen nicht der Fall. In jedem Fall können Sie Arbeitnehmern, die offenbar Schwierigkeiten haben, ihre Zeit effektiv zu verwalten, Unterstützung und Ermutigung zukommen lassen. Folgende Methoden sind häufig recht erfolgreich:

• Überprüfen Sie regelmäßig die Mitarbeiter und fragen Sie, wie Sie ihnen helfen könnten.
• Arbeiter in kleine Teams formen, die es ihnen ermöglichen, ein großes Projekt in kleinere, machbarere Aufgaben zu unterteilen.
• Individuelle Treffen mit Menschen, um Ideen zu generieren und einen Plan zu entwickeln, der ein effizienteres Zeitmanagement fördert.

Mitarbeiter können von Projektleitern aufgrund ihrer alltäglichen Beziehung am Arbeitsplatz erheblich beeinflusst werden, sodass die Leiter besser in der Lage sind, das Team zu unterrichten und ihm zu helfen, Fortschritte zu erzielen.

Da Taten mehr als Worte sagen, ist es auch für Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung, alle Richtlinien einzuhalten, die für Arbeitnehmer festgelegt wurden. Dasselbe müssen Arbeitgeber beispielsweise tun, wenn von Arbeitnehmern erwartet wird, dass sie ihre Arbeitszeiten melden, da dies das Vertrauen der Arbeitnehmer stärken könnte.

Abschließende Gedanken

Die grundlegenden Ziele des Team-Zeitmanagements bestehen darin, wichtigere Ziele zu priorisieren, effektiv zu kommunizieren und Lücken im Arbeitsablauf zu vermeiden, die durch übermäßig komplizierte Systeme verursacht werden.

Teams dabei zu unterstützen, diese entscheidenden Fähigkeiten zu erwerben, wird sie ermutigen, gemeinsam an Verbesserungen des Zeitmanagements zu arbeiten. Sie werden empfänglicher für die neuen Methoden und Instrumente, die Sie einzuführen beabsichtigen, wenn Sie sie in jeder Phase in das Verfahren einbeziehen.

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